En un artículo anterior expusimos de forma breve una pequeña muestra de algunas de las obligaciones, qué, durante la gestión de un concurso de acreedores, tiene que llevar a cabo la Administración Concursal. También vimos como este conjunto de obligaciones para la Administración Concursal exigen manejar gran cantidad de documentos y comunicaciones con los distintos afectados por la situación de insolvencia.
A ello hay que añadir las funciones de análisis financiero y patrimonial de la empresa concursada, la supervisión de su actividad en el caso del régimen de intervención o incluso la directa gestión de su actividad en caso de suspensión, o con ocasión del inicio de la liquidación de la empresa concursada.
Como vimos el volumen de documentación y comunicaciones que tiene que gestionar la Administración Concursal puede ser, en no pocas ocasiones, abrumador. No es por ello infrecuente que se produzcan durante la tramitación del concurso quejas respecto del funcionamiento de la Administración Concursal: retrasos en la entrega de Informes, deficiente gestión de las comunicaciones con acreedores o con la propia concursada o sus abogados – cuando no practica ausencia de comunicación con estos o falta de resolución de sus frecuentes interpelaciones -, o retrasos estructurales en la ejecución de las operaciones de liquidación.
Para enfrentar esta situación, puede ser interesante aplicar por la Administración Concursal actividades propias de la gestión empresarial, esto es hay que olvidarse de la gestión tradicional y cuasi artesanal, y aplicar distintas técnicas propias de la gestión empresarial. Sin ánimo de ser exhaustivos, podríamos indicar algunas pequeñas píldoras que podrían resultar interesante para una gestión más eficiente de las innumerables tareas de la Administración Concursal, como serían:
1.- Planificación.- En esta área suele resultar útil la aplicación de técnicas propias de la Gestión por Proyectos: a) Identificación detallada de las tareas y actividades propias del concurso que se nos haya encomendado b) Estimación de las horas y recursos materiales y personales necesarios para su ejecución c) Establecimiento de la línea temporal de modo que pueda seguirse la evolución de los trabajos y su realización en tiempo. d) Plan de Gestión de las notificaciones (especialmente si hay un numero importante de acreedores y de afectados)
2.- Procesos Soporte.- Igualmente resulta interesante para una gestión eficiente contar con un departamento de back office muy operativo. La organización por procesos de estas tareas suele resultar muy útil y eficiente, ahorrando tiempo y costes. Por ejemplo, contar con un proceso de gestión documental, permite que todo el personal adscrito a la gestión de un determinado concurso de acreedores, reciba, catalogue y archive todos los ficheros y documentos (físicos o digitales) relativos al concurso utilizando la misma nomenclatura, el mismo sistema de registro y almacenamiento, asegurando no sólo la integridad de la documentación recibida si no también una rápida y ágil consulta de los mismos.
3.- Sistemas informáticos y de Gestión de Comunicaciones: La gestión eficiente hoy en día también requiere – pues el volumen de documentación, información y comunicaciones ha ido en constante aumento en los últimos tiempos – de adecuados sistemas informáticos como pueden ser un adecuado gestor documental y el uso de aplicaciones que faciliten las comunicaciones con los diferentes operadores así como software adecuado para el análisis de la contabilidad de la concursada y para la aplicación de los registros correspondiente al Inventario y Lista de acreedores permitiendo un fácil manejo para su consulta y la extracción de informes.
En fin, no olvidemos que estamos en el Siglo XXI, y que las exigencias de calidad y eficiencia propias de los tiempos en que vivimos deben imperar en la importante gestión que lleva a cabo la Administración Concursal, pues de ello dependerá en gran medida que pueda cumplirse con la finalidad principal de la institución concursal: la máxima satisfacción posible de los acreedores del deudor.
