ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
USAID CEP Project/Програма USAID КЕУ
2
3
Guidance on Grant Application Budget Form
4
Інструкція з заповнення форми бюджету заявки на грант
5
6
7
1. Detailed Budget. Enter detailed anticipated expenses in the appropriate line item by detailing unit cost and rate. If the grant is multiple year, it is easier to include a new column for each year. If the grant includes required cost share or grantee contribution, add new column(s) for those requirements before the total column. The cost share and/or grantee contribution should be added to the "total." / 1. Деталізований бюджет. Внесіть очікувані витрати до відповідної бюджетної статті з деталізацією за одиницею витрат та ставки. Якщо грант розрахований на декілька років буде доцільно включати додаткову колонку для кожного року. Якщо грант передбачає вимогу співфінансування або внесок з боку грантоотримувача, слід додати ще одну колонку (-и) для них перед колонкою «ВСЬОГО». Суму співфінансування та/або внеску з боку грантоотримувача слід додати до суми «ВСЬОГО».
8
9
I. Salary - In the rate column, specify the monthly rate of long-term labor, and anticipated number of months for each position. For short-term labor, specify daily rate and anticipated number of days. Each labor expense entered will require backup documentation such as employment agreement and payroll slip. For new labor, include names and titles, as well as rate. Salary history verification will be required. Please provide an explanation of position and justification of # of days or months to be worked in the detailed budget notes. / I. Заробітна плата - у колонці «Ставка» вкажіть місячну ставку персоналу за довгостроковими угодами та очікувану кількість місяців роботи для кожної посади. Для персоналу за короткостроковими угодами вкажіть денну ставку та очікувану кількість робочих днів. Кожна внесена витрата на оплату праці потребуватиме підтверджувальної документації, такої як трудовий договір та виписку (чек) про отримання зарплати. Для нової роботи зазначте повне ім'я і посади, а також відповідні ставки. Зарплатна історія підлягатиме перевірці. Будь ласка, в детальних примітках до бюджету надайте роз’яснення щодо вибраної посади та обґрунтування кількості днів або місяців, необхідних для виконання роботи.
10
11
12
II. Benefits - Enter any benefits for the allocated portion of the salary of the referenced personnel, per Applicant established policy and procedures, and laws of Ukraine. Common costs include health insurance, social security or employer paid taxes. Please detail each cost listed in your budget notes. / IІ. Соціальний пакет та інші нарахування на заробітну плату - внесіть будь-які виплати, що нараховуються на заробітну плату за кожною одиницею зазначеного персоналу, згідно з встановленими процедурами та політиками заявника, а також відповідно до чинного законодавства України. Зазвичай до таких витрат відноситься медичне страхування, соціальне страхування або податки та нарахування, що сплачуються роботодавцем. Будь ласка, в примітках до бюджету надайте детальний опис кожної з таких витрат.
13
14
15
III. Other Direct Costs - This covers non-personnel-related costs allocated to the implementation of grant activity (e.g. supplies, proportionate amount for applicant office rent, utilities, etc.). Enter unit amount anticipated per month and number of months. Each expense entered requires justification in the budget notes. Should a grant be awarded, back-up documentation (such as a lease agreement for rent) will be required. Remember to allocate these expenses in relation to other activities you may have. For example, if you have another USAID-funded activity you should not include 100% office rent for this budget; you should include the proportional amount to implement this activity. / IІІ. Інші прямі витрати – до таких витрат відносяться витрати, що не пов’язані з персоналом, а виділяються для виконання грантової діяльності (тобто канцелярські товари та інші допоміжні матеріали, пропорційні витрати на оренду офісу та комунальних послуг заявника тощо). Вкажіть очікувану суму витрат на місяць та кількість місяців. У випадку присудження гранту додатково необхідно буде надати підтверджувальну документацію (таку як, договір оренди офісного приміщення). Не забувайте розподілити ці витрати з урахуванням інших видів діяльності, що ви вже можете виконувати. Наприклад, якщо ви вже отримуєте фінансування іншої діяльності з боку USAID, ви не повинні включати 100% витрат на оренду офісу до цього бюджету, а лише пропорційну суму, що відноситься на виконання цієї грантової діяльності.
16
17
IV. Activity Service Delivery - Include here expenses specific to a programmatic activity. For example, all expenses related to hosting a workshop, or collecting surveys should be detailed. Examples of line items would be the rental of a training facility, or printing of training documents for workshops/training. Provide the name of the activity and add additional lines for each different activity. Please explain costs listed under each activity in detailed budget notes. / IV. Надання послуг у рамках діяльності – включіть до цього пункту витрати, необхідні для реалізації програмної діяльності. Наприклад, слід детально зазначати всі витрати, пов'язані з проведенням практичного семінару, або збиранням даних у ході опитування. Прикладами бюджетних статей можуть слугувати оренда навчально-підготовчої бази або друк навчальних документів для семінарів/тренінгів. Вказуйте назву діяльності та включайте додатковий рядок (-и) для кожного окремого виду діяльності. Будь ласка, в детальних примітках до бюджету поясніть витрати, зазначені під кожним видом діяльності.
18
19
V. Travel and Transportation - This covers activity staff and/or beneficiary travel costs and per diem, gasoline for vehicles, etc. Please note destination in the budget. For example, "Meals & Incidental charges to Kyiv city". Please explain each cost listed for travel in detailed budget notes. It is important to provide your organization's travel policy including per diem policy. / V. Відрядження та перевезення – до таких витрат відносяться суми, що покривають витрати персоналу та/або бенефіціарів грантової діяльності, пов'язані з відрядженням, добовими, пальним для транспортних засобів тощо. Будь ласка, у цьому бюджеті вказуйте пункт призначення при відрядженні/перевезенні. Наприклад, «витрати на харчування та дрібні витрати у відрядженні до міста Київ». Будь ласка, в детальних примітках до бюджету поясніть витрати, зазначені під кожним відрядженням. Важливо, щоб ви надали внутрішню політику вашої організації щодо відряджень, у тому числі правила нарахування добових.
20
21
VI. Goods and Materials - This covers equipment and furnishings to be purchased specifically for the proposed grant activity; must adhere to USAID local procurement regulations. (Simplified Grants are limited to equipment items with less than one-year life and a value less than $5,000). If in-kind equipment will be purchased by CEP Project on behalf of the grantee during this time period, CEP will clarify the item and amount. / VI. Товари та матеріали – ця стаття включає витрати на придбання оснащення та обладнання, спеціально призначеного для реалізації запропонованої грантової діяльності; такі витрати повинні відповідати вимогам правил та політик USAID щодо здійснення місцевих закупівель. (Об’єкти закупівель у рамках грантів за спрощеною процедурою обмежуються предметами обладнання, термін експлуатації яких не перевищує один рік, а вартість – менша ніж 5 000 дол. США). Якщо обладнання буде закуплено Програмою КЕУ в натуральній формі від імені грантоотримувача протягом цього періоду, КЕУ надасть роз’яснення щодо предмета та суми такої закупівлі.
22
23
2. Budget Summary by Milestone - In each milestone column, you should list all of the costs from your detailed budget that are necessary for the accomplishment of each milestone proposed in your application. So, for instance, if the milestone is completing 3 trainings of 5 days each for farmers, the associated costs would be: 20 days of the salary of the program officer organizing the training workshops, 3x5 days of the training facilitator, travel and transportation costs associated with organizing the training workshops, venue costs, supplies, etc. If there are other costs that cannot be associated directly with a specific milestone (such as some salaries or office rent), these costs can be split equally and spread through each milestone. You should also list cost share provided towards the accomplishment of each milestone based on your detailed budget. The total column should be the same as the total grant amount column in the detailed budget. / 2. Зведений бюджет за етапами - у кожній колонці відповідного етапу необхідно вказати всі витрати з вашого деталізованого бюджету які необхідні для реалізації кожного етапу діяльності, що запропоновані у заявці на грант. Таким чином, наприклад, якщо етап передбачає проведення 3 тренінгів по 5 днів кожний, пов’язані витрати включатимуть 20 днів зарплати програмного фахівця з організації тренінгових семінарів, 3х5 днів ведення тренінгів, відрядження та транспортні витрати у рамках організації цих тренінгів, витрати на приміщення, канцелярські товари та інші допоміжні матеріали тощо. У разі наявності інших витрат, які неможливо безпосередньо віднести до якогось конкретного етапу (такі як, зарплата певному персоналу або оренда офісу), такі витрати слід поділити на рівні частини та рознести їх на кожний етап. На основі вашого детального бюджету ви також повинні додати до витрат кожного етапу частку співфінансування, надану для його реалізації. Сума зазначена в колонці «ВСЬОГО» цього зведеного бюджету повинна дорівнювати колонці «ЗАГАЛЬНА СУМА ГРАНТУ» з деталізованого бюджету.
24
25
Important note: Error and Spell Checking - The budget currently includes a red "check" column that cross checks totals. If the budget adds vertically then the check column adds horizontally and vice versa. Please do not delete these cells as the person reviewing the budget will want to see them. Please make sure you spell check your budget. / Важливо: Перевірка помилок та правопису – Зараз до форми бюджету включена червона «перевіркова» колонка, за допомогою якою здійснюється перехресна перевірка проміжних сум. Якщо у бюджеті здійснюється додавання у вертикальний спосіб, то у колонці перевірка здійснюється горизонтально та навпаки. Будь ласка, не видаляйте цю колонку, оскільки особа, що перевірятиме бюджет, захоче звіритись з нею. Будь ласка, переконайтесь що ви перевірили правопис вашого бюджету.
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100